المدونة
صاحب السنتر بعيد عن المكان: كيف تعرف كل شيء يحصل في سنترك وأنت مش موجود؟
6 دقائق قراءة
من حضر اليوم؟ من لم يدفع؟ كم في الخزنة ومن استلمها؟ ماذا تدين للمدرسين؟ تعرف كيف يتابع صاحب السنتر كل شيء من لوحة Hessity وهو بعيد.
العمليات والإدارةمع Hessity يرى صاحب السنتر حالة نشاطه من لوحة التحكم، من أي مكان: عدد الطلاب والكلاسات والحصص، وما في الخزنة والمحفظة لكل موقع، وما على الطلاب، وما يدين به للمدرسين. ويقارن هذا الشهر بالشهر الماضي: الفلوس حسب طريقة الدفع، والطلاب الجدد، ونسبة الحضور. وتصله الطلبات التي تحتاج موافقته، والتنبيهات عندما يحدث شيء غير طبيعي، مثل حصة فاتت أو مستحقات تأخر صرفها. وكل جنيه دخل أو خرج مسجل باسم من استلمه، وفي أي موقع.
"أنا لو مشيت يوم، السنتر يقع"
كثير من أصحاب السناتر يقولون هذه الجملة، نصفها مزاح ونصفها حقيقة.
صاحب السنتر هو الذاكرة. هو من يعرف أن طالب جروب السبت عليه شهرين، وأن مستر أحمد لم يُحاسب بعد، وأن الخزنة كان فيها 8,000 أمس. وعندما يسافر يومين، يقضيهما على الموبايل: "حد قفل الخزنة؟" "الحصة بدأت؟" "فلان دفع؟".
وحتى عندما يكون موجودًا، يحتاج خمسة أماكن ليجيب على سؤال واحد: هل نحن بخير اليوم؟ الكشكول، وجروب WhatsApp، وExcel، والخزنة نفسها، والموظفة.
المشكلة ليست أن صاحب السنتر لا يثق في فريقه. المشكلة أنه لا يوجد مكان واحد يرى فيه ما يحدث.
لوحة واحدة: كيف حال السنتر الآن؟
عندما يفتح صاحب السنتر لوحة التحكم، يرى الصورة الحالية:
الطلاب والكلاسات والحصص: الأرقام الحالية.
الفلوس: ما في الخزنة النقدية والمحفظة.
ما على الطلاب: المستحقات التي لم تُدفع بعد.
ما تدين به للمدرسين: المستحقات التي لم تُصرف بعد.
ولو كان عندك أكثر من موقع، ترى الصورة الكاملة وترى كل موقع على حدة. كل موقع له خزنته ومحفظته الخاصة، فلا تختلط فلوس المهندسين بفلوس الدقي.
هذا الشهر مقارنة بالشهر الماضي
السؤال الثاني دائمًا: هل نحن أفضل من الشهر الماضي؟
في لوحة التحكم ترى المقارنة:
الفلوس حسب طريقة الدفع: كم دخل نقدًا، وكم من المحفظة.
الطلاب الجدد هذا الشهر.
نسبة الحضور.
الجروبات التي تغيرت.
وتقرير الإيرادات، أي ما دخل في كل فترة، متاح أيضًا ضمن لوحة التحكم.
الخزنة: كل جنيه له اسم
هذا هو الجزء الذي يجعل صاحب السنتر ينام مرتاحًا.
في Hessity، لا تتحرك الفلوس بصمت. كل دفعة نقدية يستلمها الموظف تُسجَّل باسم الطالب، وباسم الموظف الذي استلمها، وفي الموقع الذي استُلمت فيه، ومقابل ماذا. وكل تحويل بين موقعين يُسجَّل. وكل صرف لمدرس يُسجَّل.
فعندما تسأل "مين استلم الفلوس دي؟"، تحصل على اسم ووقت. وعندما يكون في الخزنة رقم، فهو رقم لأن كل حركة مكتوبة، وليس لأن أحدًا عدّ بالليل وتمنى أن يكون صحيحًا.
> إحنا مش بنطلب منك تبطل تاخد كاش. بنطلب إن كل ورقة تدخل أو تخرج من الخزنة يبقى عليها اسم.
من عليه، ومن له
ما على الطلاب. ترى من لم يدفع، وكم، ولأي كلاس. ولأن الحضور مرتبط بالدفع عندما يكون للكلاس سعر، فالمستحقات لا تتراكم بصمت. التفاصيل في: ربط الحضور بالدفع.
ما تدين به للمدرسين. قائمة بالمستحقات التي لم تُصرف، يومًا بيوم وموقعًا بموقع. ويمكنك صرف بند واحد أو عدة بنود في خطوة واحدة. التفاصيل في: مستحقات المدرسين في السنتر.
ومتابعة ما يدين به الآخرون لك لم تكن ولن تكون إضافة مدفوعة. هي جزء من لوحة التحكم.
الطلبات التي تنتظر موافقتك
بعض القرارات لا يتخذها طرف واحد. مدرس يقترح حصة إضافية في كلاس يملكه السنتر، أو طالب أو ولي أمر يطلب النقل لجروب آخر، أو طالب سجّل من رابط يحتاج موافقة، أو مدرس شريك يريد تغيير الاتفاق، أو تسوية نقدية مع مدرس تحتاج تأكيدًا. هذه وغيرها من أكثر من خمسة عشر نوعًا من الطلبات تمر بطلب وموافقة.
أما ما يستطيع كل موظف في فريقك فعله، فتحدده إضافة الأدوار المخصصة المدفوعة، ومعرفة من فعل ماذا يقدمها سجل النشاط المدفوع.
كل الطلبات التي تنتظرك في صندوق واحد. تقبل أو ترفض من مكانك. ويُسجَّل من طلب، ومن قرر، ومتى. وقبل أن ينتهي وقت أي طلب معلق، يصلك تذكير.
التنبيهات: عندما يحدث شيء غير طبيعي
لا تحتاج أن تراقب الشاشة طوال اليوم. Hessity يخبرك عندما يحدث شيء يستحق انتباهك:
حصة فاتت ولم تبدأ في موعدها.
حصة بدأت ولم تُغلق.
حصتان متعارضتان في نفس الوقت.
مستحقات مدرس تأخر صرفها عن موعدها، ثم تذكير آخر بعد أسبوع.
طلب ينتظر موافقتك أو اقترب وقته من الانتهاء.
ملخص أسبوعي لحركة ترتيب الطلاب في الكلاسات.
هذه ليست تنبيهات لكل صغيرة. هي التنبيهات التي لو فاتتك، تتحول إلى شكوى من ولي أمر أو زعل من مدرس.
الفريق يعمل في حدوده
كل موظف يعمل في المواقع التي أعطيته إياها فقط. موظفة استقبال المهندسين لا ترى فلوس الدقي، ولا تستطيع تسجيل حضور فيه.
ولا يوجد وصول ضمني. لو لم تعطِ موظفًا صلاحية على شيء، فهو لا يراه.
وتحديد ما يستطيع كل موظف فعله داخل موقعه، مثل موظفة استقبال تسجل الحضور وتحصّل الكاش دون أن ترى التقارير أو تعدّل الأسعار، يكون مع إضافة الأدوار المخصصة. وبدونها، يعمل الموظف بصلاحيات المالك داخل المواقع التي أعطيته إياها. وعن تنظيم صلاحيات الفريق، اقرأ: إدارة صلاحيات الموظفين في السنتر.
ما الذي تحتاج إضافة له؟
نقولها بوضوح حتى لا يتفاجأ أحد:
متاح في كل الباقات: لوحة التحكم، والمقارنة بالشهر الماضي، وتقرير الإيرادات، وما على الطلاب، وما تدين به للمدرسين، والخزنة والمحفظة لكل موقع، والطلبات والموافقات، والتنبيهات.
إضافات مدفوعة لمن يحتاجها:
التقارير المتقدمة: الأرباح والخسائر، وأداء كل كلاس، وملخص الحضور، والمقارنة بين المواقع. لمن يريد أن يعرف أي كلاس وأي مدرس وأي موقع يكسب فعلًا.
المصروفات: تسجيل مصروفات السنتر من إيجار وكهرباء وخامات، لتدخل في حساب الأرباح.
سجل النشاط: من غيّر ماذا ومتى في السيستم، مثل من عدّل سعر كلاس.
الأدوار المخصصة: أدوار تطابق وظائف فريقك، فيعمل كل موظف بالصلاحيات التي تحتاجها وظيفته فقط.
الفرق ببساطة: لوحة التحكم تجيب على "كيف حالنا اليوم؟ ومن عليه ومن له؟". والتقارير المتقدمة تجيب على "هل هذا النشاط يكسب فعلًا؟ وأين؟".
يوم من بعيد
صاحب السنتر في إجازة في الساحل. يوم خميس.
الصبح: يفتح لوحة التحكم. الخزنة في المهندسين فيها 6,400، والدقي 3,100. كل دفعة باسم.
الظهر: يصله طلب من مدرس الكيمياء: حصة مراجعة يوم الجمعة. يقبله من مكانه.
العصر: تنبيه بأن حصة الإنجليزي في الدقي لم تبدأ في موعدها. يتصل بالموظفة، فيعرف أن المدرس تأخر في المواصلات وبدأ بعد عشر دقائق. اتحلت.
بالليل: يراجع ما يدين به للمدرسين هذا الأسبوع، ويصرف ثلاثة بنود من المحفظة.
ولا مكالمة واحدة تبدأ بـ"هو حد عارف...؟".
قبل وبعد
كم في الخزنة؟
بدون سيستم: تتصل وتسأل مع Hessity: ظاهر لكل موقع
من استلم الفلوس؟
بدون سيستم: ذاكرة الموظف مع Hessity: اسم ووقت لكل دفعة
من عليه فلوس؟
بدون سيستم: كشكول مع Hessity: قائمة واضحة لكل كلاس
ماذا ندين للمدرسين؟
بدون سيستم: جلسة حساب آخر الشهر مع Hessity: قائمة جاهزة، وصرف بخطوة
حصة إضافية في كلاس مشترك
بدون سيستم: يقررها طرف واحد مع Hessity: طلب يوافق عليه الطرف الآخر
حصة لم تبدأ
بدون سيستم: تعرف من ولي أمر غاضب مع Hessity: تنبيه في وقتها
هل نحن أفضل من الشهر الماضي؟
بدون سيستم: إحساس مع Hessity: مقارنة بالأرقام
الخلاصة
صاحب السنتر لا يجب أن يكون ذاكرة السنتر. يجب أن يكون الشخص الذي يأخذ القرارات المهمة، بينما يعمل الفريق ويسجل كل شيء.
مع Hessity، الخزنة لها أسماء، والمستحقات لها قوائم، والقرارات التي تخص طرفين تمر بطلب وموافقة، والمشاكل تصلك قبل أن تصبح شكاوى. وتستطيع أن تسافر يومين، أو تقضي يومك في موقع آخر، وأنت تعرف أن السنتر لن يقع.
مقالات ذات صلة
الأسئلة الشائعة
أسئلة حول هذا المقال
إجابات سريعة على أكثر ما يُسأل عنه بعد قراءة المقال.
